Les courriers électroniques vecteurs de stress


Sécuriser les utilisateurs face au stress lié à la réception d’e-mail

Lundi 7 mars 2011 par Stephane MANHES

Le technostress est une maladie très fréquente dans le milieu professionnel. Il touche les personnes qui utilisent fréquemment les nouvelles technologies dans leur fonction. Le technostress se manifeste de plusieurs manières : maux de tête, fatigue mentale, dépression, anxiété, etc. La réception de l’e-mail est particulièrement montrée du doigt par les spécialistes. Même si le courrier électronique contribue à la hausse de la productivité de l’entreprise, leur arrivée incessante dans la boite de réception de l’utilisateur contribue à la déconcentration du salarié. Le ministère du travail, en collaboration avec les partenaires sociaux, est actuellement en train de se pencher sur la détection et la prévention des effets liés au technostress au travail.

Le temps consacré à la lecture des courriers électroniques

Sans compter les spams et autres courriers indésirables non filtrés par les logiciels antispams, près de 6 utilisateurs sur 10 dépensent 20 minutes par semaine à lire leurs emails tandis que 3 utilisateurs sur 10 y consacrent une heure de leur temps. Dans une journée, certains salariés consultent plus de 40 fois leur boite de réception, d’autres le font une fois toutes les heures ou toutes les 15 minutes. D’après l’Institut psychiatrique de Londres, le passage perpétuel d’une tâche à une autre peut faire perdre à une personne 10 points de son quotient intellectuel.

Quelques règles de base pour éviter le technostress

L’établissement d’une priorité peut faciliter le travail du salarié et lui évitera de jongler d’une tâche à une autre. Dès le matin, il peut commencer à trier les emails reçus selon leur importance puis traiter les plus urgents. Pour ne pas perdre inutilement des heures de travail précieuses, chacun doit imposer des règles strictes, en limitant le temps à consacrer au traitement des emails par exemple. Tous les sujets qui peuvent être abordés de vive voix doivent être traités de cette façon. Le dialogue donnera un caractère plus humain et fera jaillir plus d’idées.

Le désordre est le pire ennemi des salariés. Au fur et à mesure de l’entrée des emails filtrés, ils devront être classés dans les dossiers appropriés : courriers indésirables, emails personnels, courriels professionnels, comptes clients, etc. D’autre part, chaque salarié devrait prendre le temps de se déconnecter régulièrement de sa messagerie. Il n’est pas nécessaire de consulter son adresse de messagerie toutes les 5 minutes. Une heure ou deux peuvent suffire à obtenir les réponses attendues d’un correspondant. Les spécialistes recommandent également de ne pas mélanger le travail et la vie familiale. Pourtant, 6 professionnels sur 10 continuent à consulter et à traiter leurs emails une fois rentrés à la maison ou pendant leurs périodes de vacances.

Le tri de spams : un problème majeur pour l’entreprise

L’envahissement de la boite de réception professionnelle constitue un grand problème pour les salariés des entreprises et peuvent engendrer une perte importante de productivité et d’efficacité. Avec de bons antispams et antivirus, la boite de réception de l’utilisateur sera à l’abri. Le blocage des courriers non sollicités par les filtres lui fera économiser un temps précieux.

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