Email professionnel, marketing ou transactionnel, explications…

Les types de mails que l'on peut retrouver au sein d'une entreprise

La messagerie électronique est devenue centrale dans les échanges d’informations au sein des entreprises. Sa nature formelle et normalisée lui permet aussi d’être le moyen idéal de communication entre entités différentes, elle assure une compatibilité de communication qui s’affranchit des technologies employées, des fuseaux horaires et variations d’organisation. De par leur nature et leur méthode de génération, nous dénombrons trois types de messages électroniques.

Les différentes formes de messages électroniques

L’email professionnel : C’est un message composé et expédié par un utilisateur, quel que soit le client de messagerie et le matériel employé (webmail, client de messagerie sur ordinateur, client de messagerie sur téléphone, etc). Il représente aujourd’hui une des formes principales de communication que ce soit dans l’entreprise ou à destination de contacts externes.

L’email marketing : C’est un message composé par un utilisateur, la plupart du temps via un outil dédié, qui va être distribué à un grand nombre de destinataires. Il a pour but d’apporter une information à un groupe de personnes (liste d’inscrits, membres d’un projet, d’un service, d’une société, etc). Cette catégorie comprend notamment les publicités, les lettres d’informations (newsletters), etc.

L’email transactionnel : Le message est ici généré et envoyé automatiquement, sans intervention humaine, par un serveur en réponse à l’action d’un utilisateur. C’est notamment le cas des demandes de renouvellement de mot de passe, des messages d’absence, des notifications d’alerte ou de validation d’inscription sur certains sites Internet.

Dans les faits, si ces messages utilisent tous une technologie et un protocole identique, ils restent néanmoins très différents. Là où l’email professionnel sera principalement composé de texte et, éventuellement de quelques pièces jointes, l’email marketing sera naturellement plus poussé au niveau de la mise en page, avec des images, titres et liens plus présents. L’email transactionnel pour sa part, sera issu d’un modèle strict où seront éventuellement intégrées des informations spécifiques.

Différences entre les emails professionnels, transactionnels et emailings

Leurs différences de contenu et d’objectif, amènent à considérer des traitements techniques différents, adaptés à leurs besoins spécifiques. Par exemple, si la liste de destinataires d’un email marketing contient plusieurs adresses inexistantes (que ce soient des fautes de frappe, des adresses anciennes supprimées ou des domaines disparus), il y a un risque important que l’IP et le domaine émetteur soit mis en liste noire. De même, une utilisation frauduleuse d’un formulaire sur un site Internet peut provoquer la génération d’un très grand nombre d’emails transactionnels pouvant entraîner des surcharges, des crashs et entacher la réputation des systèmes de l’entreprise.

Pour toutes ces raisons, nous conseillons de séparer les flux de messagerie, autant que possible : Utilisation d’IP de sortie différentes, de domaine émetteur (« exemple.fr » et « informations.exemple.fr » par exemple) et d’utiliser des systèmes différents.

Mailout, notre outil de gestion du flux sortant (option du service Altospam), est exclusivement réservé aux emails professionnels. Il a deux objectifs principaux :

  • Protéger le domaine émetteur en bloquant les spams et autres menaces, notamment en cas de piratage ou d’infection virale.
  • Assurer une délivrabilité optimale, en accompagnant la mise de place de systèmes d’authentification de messagerie (SPF, DKIM) et en assurant une réputation optimale des serveurs émetteurs.

Les emails marketing ont d’autres besoins, notamment la vérification de la qualité de la base d’envoi et une aide à la mise en forme du contenu. Dans ce cas la notion de « tracking » est également importante afin de connaitre l’impact de l’emailing sur la cible. La gestion des emails transactionnels pour sa part doit intégrer une vérification poussée du destinataire, mettre en place des limites et contrôles afin de ne pas être exploitée pour une utilisation malveillante. Des sociétés sont spécialisées dans la gestion des emails marketing et transactionnels, nous pouvons citer : Message Business, DoList, SendinBlue, Mailchimp, Sendgrid et Mailjet, qui sont régulièrement utilisées par nos clients.

Il y a tout à gagner à cloisonner ses flux de messagerie, ceci permet d’optimiser et de sécuriser l’ensemble des échanges et de garantir la bonne communication de l’entreprise. Les réputations appliquées aux différents flux sont ainsi indépendantes et les impacts sont limités en cas de problème.

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